スケジュール管理に失敗続きだった私がなぜ5年も手帳をつけ続けられるのか
私は奈良県在住のフリーランスのライターです。積み重なる未完了のタスクに危機感を覚え一念発起。
今ではタスクをひとつも落とすことなく過ごせるようになりました。
「今日の会議の資料、まだ？」「絶対時間を間違っていたよね？」「待ち合わせの場所にいつになったら来るの？」
私は自分のスケジュール管理やタスク管理ができずに、ずっとこんなことを言われ続けていました。
「これはなんとかしないと本気でダメかも……」と思った私は、なんどもスケジュール管理やタスク管理を習慣化しようと挑戦してみたものの、どれも長続きせず落ち込むばかり……。
そんな私があることを取り入れた結果、もう5年以上も手帳をつけ続け、スケジュール管理やタスク管理ができるようになったのです。
今回は私の失敗談をもとに、なぜスケジュール帳を5年以上も続けられるようになったのかをお話したいと思います。
目次
失敗のオンパレードを振り返る
スマホのアプリ、ふせん、市販の手帳etc.……。スケジュールやタスク管理をするためのツールは世間にあふれかえっています。ここではあらゆるものを試してみたけれど、どれも長続きしなかった私の失敗のオンパレードを振り返ってみます。
スマホのアプリ
スマートフォンには、「スケジュールやタスク管理がコレひとつでできる」というアプリがたくさんあります。しかも無料で使えるものもありますので始めやすいといえます。
「これが使いやすかった！」「このアプリのおかげでタスク管理がじょうずにできるようになった！」とおすすめしているアプリを私も取り入れてみましたが、結局使いこなせませんでした。
その原因は、タスク管理アプリを見るついでに、ついついTwitterやその他のアプリの通知が気になってしまい、肝心のタスクを入れるのを忘れてしまったこと。
楽しそうなアプリの誘惑に負けて使い続けることができませんでした。
ホワイトボード
楽しそうなアプリの誘惑に負けてしまうのなら、アプリを使わずに管理をすれば良いと思い導入したのがホワイトボードです。座っている場所からもっとも目に入る位置に設置し、日付欄の横の空欄にひと月のタスクやスケジュールを書いていきました。予定の変更があれば簡単に書き換えることもできますし、なにより「仕事している感」がすごくて導入当初はかなり気に入っていました。
しかし、タスクが重なってしまうと書く欄が狭すぎること、外出先で予定の変更が書き込めないことに気がついてあえなく断念。今ではほこりを被っています。
ふせん
ふせんにスケジュールやタスクを書いて、市販のノートに貼る作戦を実行しました。しかし、ふせんにタスクを書いただけでは、いくら工夫してもそのタスクの重要度やかかる時間がわかりません。簡単な用事を先に片付けて、大事な用事を後回しにしてしまったことが何度もあったため、ふせんを断念。おまけにいつのまにか紛失してしまったふせんもあったようで、やり遂げられなかったタスクがいくつもあるという失態をおかしてしまいました。
市販の手帳
持ち運びが容易で外出先でも書き直し可能、そのうえ、ふせんのように簡単には紛失することもないだろうと思い、市販のスケジュール帳を買ってみました。使い始めた当初は順調にタスク管理ができるようになっていましたが、そのうち型にはまった書き方がどうしても合わず、書くことが苦痛になってきました。
何も予定がない日は当然空欄なので、何か忘れたタスクはないかと焦ったり、スケジュールやタスクがいっぱいの日は手帳に書ききれなくてイライラしたりといった現象が起き始めたのです。そしてとうとうイライラが高じて市販のスケジュール帳も使わなくなってしまいました。
失敗を振り返ると、型にはまった書き方が苦手だと気づいた
これらの失敗を繰り返し、なぜタスクやスケジュール管理が長続きしないのかを自己分析してみた結果、型にはまった書き方が苦手なのだと気づきました。
たくさん予定やタスクがある日はたくさん書き、ない日はない日で空白でも良しとする心の余裕が欲しいのだと思ったのです。
もちろん、外出先でも簡単に予定を変更できたり、楽しそうな誘惑に負けたりしないことも大切です。
そこで自分にあった方法はないかと探しまわった結果、流行していたバレットジャーナルという手帳術に出会いました。
バレットジャーナルは自由な手帳術
※バレットジャーナルで使用したノートのごく一部
ルールは箇条書きで書いていくことのみ。予定とタスクを一度に可視化できるので、先延ばしするリスクがなくなります。
しかも、タスクやスケジュールがいっぱいな日は数ページにわたって書いてもOK、何もない日は書かなくてもOK。
そんなバレットジャーナルの自由なところに惹かれました。お気に入りのノート、筆記具を使えばさらにモチベーションがアップします。
また、スケジュールやタスクだけではなく、アイデアや感じたこと、習慣にしていることの管理など、手帳さえ見れば自分の行動や思考のすべてが俯瞰できるのもバレットジャーナルの魅力です。
これは私が現在使っているスケジュール帳のある週のページです。
各タスクを四角いチェッスボックスで管理し、完了したタスクはチェックボックスを塗りつぶしていきます。塗りつぶすときの達成感がたまりません。
できなかったタスクは矢印「→」を書いて明日へ移動させるようにしています。
タスク管理に「好き」を足すと習慣化できる
私は書くことや手帳が好きです。けれど、マンスリーやデイリーといった日付がすでに書き込まれていたり、枠の大きさが決まっていたりすると書きにくくて結局やめてしまっていたことに気づいたのです。
自分の 「好き」を取り入れて「苦手」を明確 にした結果、もう5年以上も手帳によるタスク管理ができるようになり、毎朝手帳をつけることが習慣になりました。
自分の好きと苦手を明確にすると習慣化しやすい
タスク管理を習慣化するコツは、自分の好きと苦手を明確にすることです。
私の場合は数々の失敗を繰り返したことで、書くことが好き、手帳が好き、けれど型にはまったやり方が苦手ということがわかりました。それと同時にバレットジャーナルという手帳術が自分にピッタリと合ったことも幸運でした。
習慣化を目指すなら、どんな小さなことでも良いので自分の好きなこと苦手なことを洗い出してみることをおすすめします。型にはまった書き方が苦手、書くことが苦手、万年筆が好き、アプリが好き、メモ魔であるなど、人それぞれ好きなこと苦手なことは異なります。
タスク管理を習慣化するなら、好きなこと、苦手なことを明確にすることから始めてみてはいかがでしょうか。
作業時間を想定しておくことも続けるコツのひとつ
ひとつのタスクを完了するためにどれくらいの時間がかかるのかを想定しておくと、スケジュールが可視化されるため、余裕を持って過ごせるようになるでしょう。
そうすることで無理なく仕事を進めることができ、何か突発的なことがあっても落ち着いてスケジュールを組み直すことができます。その結果、タスク管理を続けやすくなります。
まとめ
自分の好きなこと、苦手なことを明確にして組み合わせて考えてみると、タスク管理を習慣化しやすくなります。私の失敗談を参考に自分にあった方法をぜひみつけてみてください。